Maaliskuussa 2020 moni toimistotyöläinen pakkasi työpöytänsä ja tekniikan laatikkoon ja siirtyi Valtioneuvoston suosituksen mukaisesti etätyöhön. Hetken aikaa jaettiin hassuja kuvia etäkonttoreista; keittiön pöydän ympärillä etäkoululainen, etätyöläinen ja lattialla etäpäiväkotilainen. Aika pian kuvat vaihtuivat tuskaan siitä, että verkko ei riitä, aika ei riitä ja ennen kaikkea hermo ei riitä kaiken uuden pyörittämiseen. Tekniikan toimivuuteen panostettiin, järjestettiin koulutuksia, ostettiin kodinkonekaupat tyhjiksi näytöistä, näppäimistöistä ja kuulokkeista ja lisättiin verkon kapasiteettia. Kotiin rakennettiin pieniä toimistoja, vain kahviautomaatti puuttui.
Osalle osittainen etätyö oli jo tuttua, mutta iso joukko oli uuden edessä. Tämän vuoksi työ sellaisenaan siirrettiin kotiin normeineen ja rytmeineen. Moni unohti tauottaa työtään ja paahtoi koko päivän Teams, Zoom, Outlook ja puhelin katseen päässä ja kummasteli illalla särkeviä jäseniään ja vuotavia silmiään. Lähityössä tulevat pienet tauot, siirtymät, keskustelut ja kahvitauot jäivät väliin, kun kaikki tapahtui vain koneen välityksellä. Koska koti ja työ sekoittuivat ihan fyysisesti, myös aikataulut alkoivat sekoittua. Sähköpostit kulkivat kellon ympäri ja moni huomasi itse asiassa tekevänsä paljon pidempää työviikkoa kuin toimistolla.
Vähitellen alettiin puhua myös ergonomiasta ja siitä, että kokousten väliin on hyvä jättää tauko liikkumiseen, rohkeimmat uskaltautuivat kokeilemaan kävelykokouksia. Etäilyn teho yllätti.
Jälkikäteen ajateltuna, ennen on tullut pidettyä kohtuullisen monta turhaa palaveria ja aika moneen osallistuttua eri puolilla maata. Asiat ovat hoituneet käytännössä ilman merkittäviä haittoja toiminnalle ja usein paljon tehokkaammin kuin aikaisemmin kun tavattiin kasvokkain.
Etätöiden alettua moni toisaalta huomasi, että käytössä oleva aika saattoi jopa lisääntyä. Matkustuksen vähennyttyä radikaalisti enemmän aikaa jäi muulle toiminnalle. Päivään on saanut sovitettua enemmän tehokasta tekemistä. Toisille se on tarkoittanut myös aikaa erityisesti omasta hyvinvoinnista huolehtimiseen. Liikunta ja ulkoilu ovat lisääntyneet merkittävästi joidenkin osalta kevään aikana. Tästä on vaikea luopua.
Kaikkeen etätyö ei kuitenkaan sovi. On jotenkin hankalaa innovoida verkossa ja saada samaa yhteisöllistä tuntumaa tulevaisuuden hahmottamiseen ja pohtimiseen. Ehkä se liittyy osin luottamukseen ja kokemukseen yhdessä jakamisesta. Tosin taas operatiiviset ja ylipäätään tiedon jakamiseen liittyvät asiat hoituvat mainiosti pelkästään verkossa. Erityisesti jos osallistujat tuntevat toisensa etukäteen. On kuitenkin sanottava, että myös ennestään tuntemattomien kanssa verkkokokoukset onnistuvat, mutta tutustumiseen pitää kiinnittää erityistä huomiota.
Kevään kokemukset väistämättä muuttavat työn tekemistä. Kaikki eivät ehkä haluakaan palata samanlaiseen työrytmiin kuin ennen ja toisaalta pandemia on edelleen keskuudessamme, joten moni jatkaa ainakin osittain etätyössä, ehkä jopa määrittelemättömän ajan. Moni myös huomaa tarkastelevansa hyvin kriittisesti erilaisia kokouksia ja palavereita, joita ehdotetaan tapahtuvaksi kasvokkain. Ei pelkästään koronan vuoksi vaan myös järkevyyden ja tehokkuuden kannalta. Onko järkeä ajaa tai matkustaa junalla esim. Tampereelta Helsinkiin tietyn palaverin vuoksi vai olisiko järkevää toteuttaa se etänä. Luulen, että en ole tässä yksin vaan valtaosa arvioi tulevaisuudessa matkustamista vastaavalla tavalla.
Ihminen on pohjimmiltaan laumaeläin, ainakin jollain tapaa. Jotta tätä tarvetta voidaan tyydyttää myös erilaisissa hybridimalleissa, jossa lähi- ja etätyö vuorottelevat, vaaditaan uudenlaisia työtapoja tiedottamiseen, kokoontumiseen ja vapaaseen keskusteluun. Lähityössä moni hyvä kehitysidea lähtee pienestä, epävirallisesta keskustelusta kahvihuoneen ovella tai osa tiedosta siirtyy puskaradion kautta, joka muuten on paljon nopeampi kuin perinteinen sähköposti. Perinteisesti työn tehokkuutta on “mitattu” kokousten määrällä, mutta olisiko mahdollista että välillä varaisimme aikaa vapaaseen seurusteluun työpaikalla? Ihan vain kuulumisten vaihtoon, ja ideoiden pallotteluun, niissä ei ehkä mitään tuottavaa joka kerta synny, mutta siemeniä saattaa jäädä itämään. Entä miten tämä toimisi, kun kaikki olisivat etätöissä? Tarvitaan sellainen alusta, joka mahdollistaa sujuvan ryhmäytymisen, vapaa keskustelun ja yhteisen jakamisen, siis avokonttorin verkossa.
Keväällä etätyöskentelyyn siirtyminen sujui kaikesta huolimatta yllättävän hyvin. Arjen ja tekniikan haasteet kestettiin tai ratkaistiin, moni jopa on sanonut, että rehellisesti nautti kotona työskentelystä. Työn murros, josta paljon on viime vuosina puhuttu, saattoi tapahtua hieman pakon edessä. Tekninen osaaminen kasvoi monella huimasti, kotona on ehkä paremmin järjestetty tila työn tekemiseen. Jatkossa etänä työskentelyn henkisiin vaikutuksiin tulee myös kiinnittää huomiota. Olemme yksilöitä ja toiselle se sopii paremmin ja toiselle huonommin. Olen itse törmännyt pitkään etänä työskennelleiden kanssa burnout-ilmiöön jo kauan ennen korona-aikaa. On hankala aistia ja tuntea meneekö jollakin hyvin vai ei. Ja itse työntekijä ei useinkaan syystä tai toisesta asiaa tuo aktiivisesti esiin.
Seuraavaksi on työyhteisössä sovittava rakenteeseen liittyvistä seikoista, siitä, mikä on yksilön vapautta ja mikä on yhteisön yhteinen tapa. Tässä kohtaa on hyvä tuulettaa työtilojen lisäksi myös työyhteisön ikiaikaiset tavat ja asenteet. Se ei ehkä käy yhtä nopeasti kuin etätyöhön siirtyminen, mutta vähitellen jokin uoma tai polku löytyy, jota voi lähteä kulkemaan.
Missä sitten lähitapaaminen olisi järkevää? Ainoa mihin olen havahtunut on, että visioiden ja strategisten kysymysten pohtiminen sekä kehittäminen tuntuu onnistuvan paremmin kasvokkain. Näyttää, että olemme tosiaan aika isojen työelämän muutosten äärellä. Valtaosin positiivisten, mutta myös negatiivisten puolien kanssa tulee olla tarkkana.
Kirjoittajat:
DigiKilta
Tanja Jurvanen, Tampereen kaupunki
Timo Väliharju, COSS ry / EduCloud Alliance
Kuvat: Tanja Jurvanen
Tanja Jurvanen ja Timo Väliharju ovat opetusalan pitkän linjan kehittäjiä, jotka tällä hetkellä toimivat tahoillaan asiantuntijatehtävissä.